视频会议会场涉及摄像设备影像采集，可以尽量使用人工光源。根据会场规格不同，会场的环境照明略有不同，我们一般选用冷光源的三基色灯，显色指数大于等于85，色温为4000开尔文。要提前测试显示屏周围环境的光照度，一般可控制在50至80勒克斯之间。可围绕有发言任务的参会人员进行布光，在其正面上方、与视平面呈30度夹角处安置照明设备为宜，且不得直射面部。人物面部光照度一般为500勒克斯，可根据会场实际光照环境和具体要求进行调整。整体布光初步完成后，要进行灯光测试。安排测试人员代替参会人员，再根据现场照明效果进一步调整布光。

       视频图像中，参会人员宜呈现正面平视的效果。摄像器材可选择在显示屏邻近处摆放，高度与显示屏平齐。参会人员与显示屏的距离要适中，可对显示屏尺寸进行调整。

       视频会议的现场影像采集要兼顾特写与全景。参会人员发言时，切换为发言人的特写镜头。不涉及发言时，切换为会场的全景影像。

　主会场和各分会场参会人员交流时，主会场显示屏播放该分会场画面，并给定发言人镜头。主会场播放各分会场现场画面时，技术保障人员应密切关注画面内容，根据实际情况及时切换轮播画面。

   视频会议要保持会场声音效果明亮、清晰、响度适中，尽量降低电子设备的干扰。分会场发言在主会场产生回音时，应协助关闭发言人话筒，用手持话筒等移动话筒替换固定话筒。要定期检修各类音频设备，特别注意检查各部件连接处;按时更换移动话筒电池或进行充电;及时更新设备。

   视频会议往往存在各地视频会议系统不一致、主会场和分会场系统不同步、各分会场设备更新不统一等情况，导致各会场采集到的视频图像存在差异。这就需要平衡各会场视频图像效果。如，各会场视频图像分辨率不一致导致视频图像差异明显时，可以将分辨率低的会场镜头推近，使效果接近分辨率较高的会场。

    主会场和各分会场音频音量要尽量保持一致。要对主会场和分会场的传声设备、音响效果等反复调试。对声音还原度要求较高且有条件时，可以增加调音台。话筒数量较多的会议室，可选用混音器、音频处理器等提升传声效果。大型会议室要避免啸叫。